Разработка модуля информирования заказчиков о статусах заказов для 1С:Управление нашей фирмой
О клиенте
Компания-заказчик — тюменское предприятие, работающее в сфере производства и поставки продукции для строительной и промышленной отрасли. В ежедневной деятельности компании используется большое количество заказов, требующих оперативного взаимодействия с клиентами и контроля исполнения заявок.
В процессе работы сотрудники регулярно информировали заказчиков о ходе выполнения заказов, изменении этапов обработки и готовности продукции. При росте количества заявок ручное информирование стало занимать значительное время и увеличивать нагрузку на менеджеров.
Для оптимизации процессов взаимодействия с клиентами было принято решение автоматизировать механизм уведомлений внутри системы «1С:Управление нашей фирмой».
Цели проекта
Перед нашей командой были поставлены следующие задачи:
- автоматизировать процесс уведомления клиентов о смене статусов заказов;
- сократить количество ручных операций сотрудников;
- повысить скорость информирования заказчиков;
- обеспечить гибкую настройку шаблонов уведомлений;
- реализовать механизм контроля уникальности отправки сообщений;
- обеспечить возможность централизованного управления процессом информирования внутри «1С:УНФ».
Дополнительно требовалось реализовать решение с учетом существующей архитектуры системы без использования сторонних сервисов управления заказами.
Особенности проекта
Автоматизация коммуникации с заказчиками
Одной из ключевых особенностей проекта стала реализация механизма автоматического уведомления клиентов непосредственно из «1С:УНФ».
Разработанный модуль позволил:
- автоматически отправлять письма при изменении статуса заказа;
- использовать настраиваемые шаблоны уведомлений;
- подставлять данные заказа в текст письма;
- управлять правилами отправки сообщений;
- исключить дублирование уведомлений;
- учитывать индивидуальные настройки контрагентов и заказов.
Решение было полностью интегрировано в существующую CRM-структуру системы.
Реализация проекта
Анализ процессов информирования
На первом этапе специалисты нашей компании выполнили обследование существующих процессов обработки заказов и взаимодействия с клиентами.
В рамках работ были проведены:
- анализ сценариев изменения статусов заказов;
- изучение процессов взаимодействия сотрудников с клиентами;
- определение требований к автоматическому информированию;
- формирование правил отправки уведомлений;
- проектирование архитектуры модуля.
По результатам обследования была сформирована структура будущего решения и определены механизмы интеграции с системой «1С:УНФ».
Разработка модуля информирования
В рамках проекта был разработан специализированный модуль информирования заказчиков о смене статусов заказов.
Функционал решения включил:
- настройку контролируемых статусов заказов;
- автоматическую отправку писем клиентам;
- использование шаблонов уведомлений;
- подстановку данных заказа в текст письма;
- настройку контроля уникальности отправки;
- возможность групповой или индивидуальной отправки уведомлений;
- ручной запуск отправки уведомлений при необходимости.
Для удобства пользователей была реализована возможность гибкой настройки шаблонов писем с использованием данных документа «Заказ покупателя».
Настройка пользовательских механизмов
Дополнительно были реализованы:
- настройки почтовых учетных записей для отправки уведомлений;
- механизмы отключения информирования для отдельных контрагентов;
- возможность запрета отправки уведомлений по конкретным заказам;
- обработка ручной отправки уведомлений;
- настройка прав доступа пользователей.
Особое внимание уделялось удобству работы сотрудников и снижению нагрузки на менеджеров при сопровождении заказов.
Результаты проекта
В результате реализации проекта заказчик получил:
- автоматизированную систему информирования клиентов;
- сокращение количества ручных операций сотрудников;
- повышение скорости обработки клиентских запросов;
- улучшение качества коммуникации с заказчиками;
- гибкий механизм настройки уведомлений;
- единое решение, полностью интегрированное в «1С:УНФ».
Использование модуля позволило повысить прозрачность процессов обработки заказов и сократить время информирования клиентов о статусе выполнения заявок.
Итоги
Проект по разработке модуля информирования заказчиков стал примером расширения функциональности «1С:Управление нашей фирмой» под задачи клиентского сервиса и автоматизации коммуникаций.
Благодаря интеграции механизма уведомлений непосредственно в учетную систему предприятие получило удобный инструмент для оперативного взаимодействия с клиентами без использования внешних сервисов и дополнительных программных решений.
